Projektuppföljning

De flesta som arbetar i en organisation, vare sig den är kommunal, statlig eller privat, är involverade i en någon form av projektliknande arbete med en början och ett slut.

Projektet har ofta någon form av ekonomiska gränser som en budget. En budget kan bestå av både intäkter och kostnader samt resultat.

Ofta läggs ett projekt in i organisationens bokföringssystem och kan vara ganska komplicerat att följa upp. Uppföljningen blir oftast inte speciellt tydlig för projektets medlemmar och framförallt inte för de som är icke-ekonomer.

Därför bör man parallellt också föra projektets kostnader och intäkter från bokföringssystemet och lägga in dessa i ett speciellt projektuppföljningssystem.

I det följande beskrivs ett förslag till upplägg.

Projektet är ett administrativt projekt som har påbörjats under året. För enkelhets skull har projektet endast kostnadsuppföljning jämfört med en budget. Projektet har kostnader i form av löner, administration, resor, lokaler och information. Projektet har en total kostnadsbudget på 710.000 kronor.

Klicka på länken nedan så öppnas en Excelfil.

I den första fliken finns det ett sammandrag för hela projektet. Och därefter flikarna för de olika kostnaderna; löner, administration, resor, lokaler och information.

I fliken för sammandrag finns budget, kostnader, återstår och återstår procent. Det finns också ett diagram som ska åskådliggöra det ekonomiska läget för projektet.

I det följande beskrivs hur projektuppföljningen är tänkt att fungera.

Exempel 1. Lönekostnaderna för maj läggs in i fliken Löner under "Verifikation" och "belopp". Beloppen, som är länkade till sammandraget ovan, förändras i sammanställningen för kostnader och återstår. Så även i diagrammet. Och även i fliken för sammandraget är justerat på motsvarande sätt.

Exempel 2. En inhyrd konsult läggs in i fliken för Administration på samma sätt som löneverifikationen. Och på samma sätt förändras kostnadssammanställningen och diagrammet i fliken Administration. Och på motsvarande sätt är sammandraget justerat.

Exempel 3. En kostnad för en resa läggs in i fliken för Resor. På motsvarande sätt justeras det ekonomiska utfallet i fliken för resor och i sammandraget.

Med dessa tre exempel kan det noteras att det ekonomiska läget för projektet är följande: budget är 710.000, kostnader hittills 105.970, återstår 604.030 vilket motsvarar 85% av den totala budgeten.

Den här modellen för projektuppföljning kan man använda även där projektet innehåller ansvar för intäkter och resultat. Det man måste då tänka på är att man bibehåller enkelheten och det övergripande synsättet när det tillkommer fler kolumner för nya styrprinciper.