Månadsrapport

Inledning

Det finns ett behov av ett verktyg för månadsuppföljning av resultat och årsprognos som hela personalen kan samlas kring. Det ska vara enkelt och intuitivt och ska skapa ett intresse bland personalen om hur det går ekonomiskt för verksamheten.

Det finns ett behov av att förenkla och öka förståelsen för ekonomi inom den kommunala förvaltningen! Och därför måste också chefer på alla nivåer arbeta för ett utvecklat och delegerat resultat- och budgetansvar.

Alla ska kunna diskutera ekonomi - medarbetare, chefstjänstemän, politiker. Alla ska ha samma information. Enkla begripliga mallar och tabeller som tydliggör den ekonomiska utvecklingen. På enhetsnivå, på förvaltningsnivå och totalt för kommunen.

Ett verktyg för verksamhetens enheter och personal som på något sätt har ett ekonomiskt ansvar inkluderande budgetansvar. Verktyget ska aggregeras uppåt på lämpliga nivåer samt till totalt för hela förvaltningen och hela kommunen. Verktyget ska vara så tydligt och enkelt att alla som har ett ekonomiskt ansvar ska kunna utan problem kunna hantera det och fylla i verktyget.

Någon, förmodligen en controller, med intresse för att lära ut ekonomi till budgetansvariga i verksamheten, ges ansvar för förvaltningens pedagogiska uppföljning av resultat och prognosläggning. Förvaltningen ska lägga upp en tidplan för detta med möten med respektive ansvariga.

Det är därför viktigt att vid rekryteringar av ekonomer att ett viktigt kriterium är dennes kompetens och intresse är just detta pedagogiska intresse.

Följande kommer att handla om hur detta verktyg och hur processen för att skapa ett pedagogiskt instrument som skulle öka engagemanget och kompetensen för ekonomi inom en kommuns samtliga organisatoriska delar.

Upplägget

Upplägget utgår från en fiktiv kommun någonstans i Sverige där en förskolas budget, resultat och prognos utgör basen. Därefter aggregeras detta uppåt till samtliga förskolor inom förvaltningen och därefter aggregeras det upp till totalt Skolförvaltningen. Slutligen summeras samtliga förvaltningar till totalt kommunen.

Tabellstrukturen är gemensam för samtliga nivåer. Upplägget ger också förslag på tidpunkter och vilka som ska medverka vid de olika prognosmötena. Jag föreslår också att på enhetsnivå, förskolan, att den ansvarige där också tar fram beloppen från bokföringssystemet och fyller i dessa i tabellen. Kompletteringar av ej bokförda kostnader och intäkter bör också kommenteras.

Tabellerna är på samtliga nivåer uppbyggda efter ackumulerade kostnader från årets början. Vidare har jag utgått från att budgeten delas ut som ett slags kommunbidrag, dvs en intäkt, med 1/12 per månad för att på detta sättet skapa ett 0-resultat om budgeten klaras. Detta är pedagogiskt enklare. Kommunbidraget kan naturligtvis också periodiseras på ett annat sätt än 1/12 per månad.

Tabellerna och uppföljningssystemet läggs förslagsvis upp på kommunens intranät.

Då kör vi!

Det är i början av maj och det är dags att ta fram resultatet för april och göra en prognos för helåret.

Förskolan Svalan
Framtagandet av resultatet; femte dagen efter månadsskiftet är bokföringen klar i ekonomisystemet. Förskolans chef går in systemet och tar fram förskolans intäkter och kostnader ackumulerat fram till och med april månad. Tillsammans med sina närmaste medarbetare försöker de fånga upp om det finns några kostnader och intäkter som inte finns i bokföringen men som borde påverka resultatet t o m april. De gör också nya beräkningar av nyckeltalen, antalet inskrivna barn och kostnaden per inskrivet barn.

Här är resultatet efter genomgången. (Klicka på bilden)

Övriga förskolor gör motsvarande genomgångar av deras respektive ekonomi.

Förskoleenheten

En, förslagsvis controller på förskolornas övergripande ekonomifunktion, sammanställer de tio förskolornas resultat och prognoser, enligt nedan tabell. (Klicka på bilden)

Den övergripande chefen för samtliga förskolor samlar till ett fysiskt möte efter ca den tionde dagen efter månadsskiftet. På detta mötet deltager förskolechefen, samtliga chefer för respektive förskola och controllern inom förskolorna.

Respektive förskolechef föredrager inför varandra sitt resultat och motiverar sin prognos under ca 5-10 minuter. Atmosfären bör vara öppen och med en tillåtande dialog mellan deltagarna. Korrigeringar av resultat och prognos bör vara en naturlig del på arbetsmötet. Gruppen beslutar och fastställer resultat och prognos för april och uppdaterar tabellerna i uppföljningssystemet.

Skolförvaltningen

Förvaltningschefen för skolorna samlar respektive skolchef till ett fysiskt möte för att diskutera och fastställa förvaltningens resultat och prognos för april. Respektive skolchef föredrager sitt resultat och förslag till prognos under ca 15 minuter. Aktivt deltagande från de övriga skolcheferna förväntas.

När samtliga skolchefer har föredragits sitt resultat och prognos har nedan tabell tagits fram. (Klicka på bilden)

Om det i detta läget finns någon skolenhet som har stora underskott respektive överskott bör dessa diskuteras öppet om bakgrunden och anledning. Kanske kan man underlätta för varandra. Ett solidariskt tänk inom skolförvaltningen!

Skolförvaltningen avslutar mötet med att fastställa resultat och prognos för förvaltningen och uppdaterar i uppföljningssystemet.

Efterhand ackumuleras månadsresultaten från samtliga förvaltningar/nämnder i uppföljningssystemet. På det övergripande stadskontoret bearbetas resultatet och prognoserna för övriga förvaltningar/nämnder inom kommunen.

Totalt för kommunen

Och så här blev resultatet för hela kommunen. (Klicka på bilden)

Kommunchefen samlar sin ledningsgrupp till ett fysiskt möte för att gå igenom de olika förvaltningarnas resultat och prognoser. Respektive förvaltningschef redogör för sin förvaltnings resultat och prognos. Diskussion bör vara öppen och problem ska lyftas fram och diskuteras. Finns samordningsmöjligheter inom kommunen ska de lyftas fram. Underskott respektive överskott ska synliggöras om anledning. Man bör på detta mötet eftersträva en solidarisk lösning på eventuella problem.

Kommunchefen beslutar tillsammans med sin ledningsgrupp resultatet för april och prognosen för helåret för hela kommunen.

Kommunstyrelsen

Vid kommunstyrelsens möte föredrar kommunchefen och ekonomichefen för kommunens ekonomi enligt ovan tabell. Kommunchefen och ekonomichefen ger politikerna en bild av läget och problem och möjligheter för kommunen. Politikerna ska bjudas in till öppen dialog för att på detta sättet lära sig och bli allt bättre på ekonomi.