I MedelStad - Del 2

Förändringsprocessen i MedelStad

Förslaget att ta fram resultat varje månad mottogs positivt av ekonomigruppen. De hade själva också svårt att följa upp sin ekonomi på sina respektive förvaltningar. Trots att de ibland hade på känn att deras budget inte skulle hålla så var det ibland svårt att övertyga politikerna och förvaltningschefen om åtgärder när deras underlag var svaga.

Med ett rättvisande resultat varje månad var det också lättare att ta fram realistiska prognoser, menade de.

Och plötsligt hade en process satts igång där allt som hade med ekonomistyrning att göra gicks igenom. Mindre grupper bildades för att ta fram förslag och principer för olika områden.

De olika kostnads- och intäktsbegreppen gicks igenom. Så att alla hade samma definition. Kostnader med stora volymer, t ex lokalhyror, togs upp och man bestämde sig för att dessa skulle periodiseras på rätt månader. Internfaktureringen skulle snabbas upp. Intäkter och kostnader från staten och andra kommuner som inte var med i bokföringen skulle beaktas i resultatet. Principer för avskrivningar och interränta diskuterades.

Det infördes också ett kommunbidrag. Tidigare hade förvaltningarna svarat för sina faktiska kostnader och intäkter. Det kunde innebära att en nämnd klarade sin budget om de hade ett minusresultat på 300 miljoner kronor. Det var svårt för icke-ekonomen att förstå. Nu skulle man införa ett internt kommunbidrag som motsvarade nämndens budgeterade underskott och delades ut med 1/12 varje månad. På så sätt blev ett nollresultat lika med att nämnden klarade sin budget. Man tyckte det var mer pedagogiskt.

Även rutinerna för investeringar gicks igenom. Man tog fram en ny investeringsrapport som skulle vara gemensam för alla förvaltningarna i MedelStad och skulle uppdateras varje månad. Rapporten tyckte man var både enkel och pedagogisk. I en enda bild kunde man snabbt få ett begrepp om kostnadsläget och en uppfattning om slutkostnaden för samtliga investeringsprojekt.

Ekonomigruppen insåg också att man måste popularisera och göra den ekonomiska uppföljningen mer pedagogisk. Det var svårt för politiker och kommunens anställda att följa upp sin ekonomi med hjälp av de rapporter som ekonomisystemet erbjöd. De rapporter som skickades ut till budgetansvariga var svårlästa. Man misstänkte dessutom att de hamnade efter ett tag i papperskorgen.

Än mindre realistiskt var det att tro att förvaltningschefer skulle få ut något av att ta sig in i ekonomisystemet. Där hittade de aldrig rätt rapport.

Nej, man insåg att deras målgrupp inte var de själva. Deras målgrupp var naturligtvis politiker och tjänstemän som var beroende av ekonomiska underlag för sina beslut.

Ekonomigruppen insåg att en ny filosofi och ett helt nytt synsätt måste skapas inom MedelStad. För att bli en framgångsrik och effektiv kommun måste personalen integreras betydlig mer i ekonomiarbetet. Det är ju de som har kompetensen av verksamheten. En mer tillitsbaserad ekonomistyrning måste till!

Ekonomigruppen beslutade att testa ett upplägg där enheterna ute på respektive förvaltning skulle ta fram sitt resultat och ge förslag på en årsprognos. Tanken var att processen skulle bestå av ekonomi-möten med ansvarig personal från lägsta enhetsnivå till respektive förvaltnings chefsnivå.

Till deras hjälp skulle man utveckla ett webbaserat ekonomiuppföljningsprogram där kostnader och intäkter hämtades från bokföringen. Där skulle varje enhet på alla nivåer inom förvaltningen komplettera med kostnader och intäkter som tillhörde perioden och justera för kostnader och intäkter som inte tillhörde perioden samt lägga ett förslag till årsprognos.

Man döpte det nya ekonomiuppföljningssystemet till Confido.