I MedelStad - Del 1

I MedelStad innan förändringarna

Varje år visste ekonomichefen i MedelStad att några av kommunens nämnder inte skulle klara sin budget. Så hade det varit varje år och så skulle det säkerligen bli i år också.

I MedelStad rapporterade nämnderna in varje månad sin prognos för resultatet för helåret. Prognoserna blev nästan alltid som ekonomichefen hade förväntat. Alla nämnderna skulle klara sin budget. Men så blev det aldrig när bokslutet var klart. Trots att vissa nämnder i sin prognos så sent som i november sagt att man skulle klara budget men när bokslutet var klart i februari kunde underskottet vara både fem och tio miljoner kronor.

Ekonomichefen kunde återigen framkalla lokaltidningens rubriker: " MedelStad går back 24 miljoner." Det var dock inte det värsta. Först blev kommundirektören irriterad och undrade varför vi hade så dåligt grepp om ekonomin. Detta föranledde i sin tur stormiga möten i förvaltningschefsgruppen.

Sedan hände ungefär samma sak på den politiska sidan. Stort missnöje. För att inte tala om när ekonomichefen skulle redovisa bokslutet i kommunstyrelsen.

Samma sak var det när det gällde investeringarna. Kostnaderna bara sprang i väg. Visserligen hade man bra koll på vissa större prestigeprojekt men de mindre och till ett sammanlagt betydligt högre belopp var det nog inte så bra med uppföljningen. Framförallt med de investeringsprojekten som gick över årsskiften. Där var det svårt att följa upp om man inte var insatt i ekonomisystemet.

Ekonomichefen kunde mellan tummen och pekfingret uppskatta att investeringarna blivit 50-60 miljoner dyrare under den senaste femårsperioden än vad politikerna hade budgeterat. Men det visste ingen.

Ja, och hur skall man då kunna hålla koll på likviditeten, funderade ekonomichefen.

Ekonomichefen funderade också på det meningsfulla att varje månad få en massa Excel-filer från förvaltningarna med svagt underbyggda prognoser för resultatet och investeringarna. Som sedan MedelStads övergripande controller noggrant summerade ihop för MedelStad totalt. Sedan skickades dessa papper, med nya uppställningar över ekonomin, tillbaka till förvaltningarna igen.

Ekonomichefen föredrog också för kommunstyrelsen varje månad om kommunens ekonomiska situation. På ca 15 bilder. Ekonomichefen var inte helt övertygad om att alla i kommunstyrelsen förstod budskapet. Det var ganska rörigt att presentera ekonomin. Det var budgetavvikelser hit och dit.

Egentligen visste ekonomichefen att resultatet i bokföringen bara stämde en enda gång om året. Nämligen vid bokslutet. Under hela året flödande kostnader och intäkter kors och tvärs i bokföringen. Tog man ut en resultatrapport från ekonomisystemet för januari till maj fanns här både kostnader och intäkter för perioden som inte hörde hemma där. Och likaledes fanns det kostnader och intäkter som ännu inte var bokförda som tillhörde perioden.

Det spelade ingen roll när man tog ut en resultatrapport. Resultatet var alltid missvisande. Visserligen hade det blivit bättre sedan man började att ta fram en delårsrapport om året. Då kunde man i alla fall avläsa ett resultat en gång under det löpande året. I MedelStad tog man fram delårsrapporten per den 31 augusti. Men resultatet hade man inte klart förrän i månadsskiftet september-oktober. Och bromssträckan för att rätta till resultatet till årsbokslutet var kort.

Vi behöver, funderade ekonomichefen, en uppföljning med tidigare varningssignaler. Om förvaltningarna kunde ta fram ett rättvisande resultat varje månad, funderade ekonomichefen vidare. Inte rätt på öret, men ett resultat som ger en ganska god bild av läget ute på förvaltningarna.

Ekonomichefen beslöt att frågan skulle tas upp på nästa möte med ekonomicheferna på förvaltningarna.